يمكنك التحكم في إعدادات جميع المحادثات الخاصة بكل صندوق بضغطة واحدة دون الاضطرار لتعديل كل محادثة على حدة.
من خلال صناديق البريد يمكنك اختيار الصندوق الذي ترغب بالتحكم في إعداداته، عن طريق شريط الإعدادات المشار إليه على النحو التالي:
تعديل متعدد
يتيح لك التعديل المتعدد إجراء التعديل المطلوب على أكثر من محادثة معًا في إجراء واحد.
بعد النقر على التعديل المتعدد يمكنك تحديد المحادثات المراد تغيير إعداداتها، ثم اتخاذ الإجراء المطلوب من خيارات التعديل المتعدد التالية:
نقل المحادثات
يمكنك نقل محادثة واحدة أو أكثر من الصندوق الحالي إلى صندوق بريد آخر، من خلال تحديد المحادثات المراد نقلها، ثم اضغط نقل المحادثات.
اختر الصندوق المراد نقل المحادثات إليه من القائمة المنسدلة، ثم اضغط نقل المحادثات.
دمج المحادثات
في حال وردتك أكثر من محادثة لنفس العميل، يمكنك دمج هذه المحادثات معًا لتتمكن من متابعة استفسارات العميل من محادثة واحدة.
للقيام بذلك، حدد محادثات العميل، ثم اضغط دمج المحادثات.
ثم أكّد عملية الدمج.
إسناد المحادثات
يُقصد بإسناد المحادثة تعيين أحد أعضاء الفريق للرد عليها. يمكن أن تسندها لنفسك أو لأي عضو آخر.
تتيح لك الإعدادات المتعددة إسناد أكثر من محادثة لعضو واحد بخطوة واحدة، بدلًا من فتح كل محادثة على حدة وإسنادها لنفس المستخدم.
للقيام بذلك يمكنك تحديد المحادثات المراد إسنادها، ثم اضغط إسناد المحادثات.
اختر المستخدم المراد إسناد المحادثات إليه من القائمة المنسدلة، ثم أكد الإسناد.
تغيير الحالة
حالة المحادثة هي حالة العمل عليها، لذا فإن لكل محادثة أربع حالات: مفتوحة، قيد العمل، بانتظار الرد، مغلقة.
تغيير الحالة يساعد فريق الدعم على معرفة المرحلة التي تمر بها المحادثة دون الاضطرار لفتحها وتصفح الردود في كل مرة، واستهلاك الكثير من الوقت والمجهود دون فائدة.
يمكنك تغيير حالة أكثر من محادثة من خلال التحديد ثم اختيار تغيير الحالة.
تستطيع اختيار الحالة الجديدة من القائمة المنسدلة. ثم أكّد الإجراء.
تعديل وسوم
تتيح لك وسوم المحادثة تمييز المحادثات ليسهل الوصول إليها بعد ذلك من خلال البحث.
مثال: في حال كان لديك محادثات استفسار حول توثيق الهوية، يمكنك تحديدها، ثم اضغط إضافة وسوم.
أضف وسمًا أو أكثر يعبر عن المحادثات، مثل: توثيق الهوية، ثم أكد عملية الإضافة، كما يمكنك حذف الوسوم بتحديدها بنفس الطريقة ثم مسحها.
البحث في المحادثات
يمكنك البحث في المحادثات من خلال الضغط على تبويب تصفية، لتظهر لك قائمة بخيارات البحث التالية:
- حالة المحادثة
- صاحب آخر رد
- الوسوم
- المستخدم المسند إليه المحادثة
- المستخدمين المتابعين للمحادثة
ترتيب المحادثات
يمكنك التحكم في طريقة العرض وإعادة الترتيب حسب الأقدم والأحدث، من خلال الضغط على أيقونة ترتيب واختيار الطريقة المناسبة.